Artículo 66°: Oficina de Adquisiciones e Inventarios, es la encargada de coordinar la gestión de abastecimiento del área municipal, correspondiente a operaciones menores a las 100 U.T.M, y tiene como objetivo principal recibir, clasificar, y emitir el proceso de las compras públicas según normativa vigente, de los bienes y servicios, según los requerimientos de las unidades municipales. Debe velar por un buen uso y funcionamiento de los bienes muebles e inmuebles municipales, manteniendo actualizados los registros de los bienes de propiedad municipal y valorizada según corresponda.

Tendrá las siguientes funciones:

• Recibir y clasificar las solicitudes de compra provenientes de las distintas unidades municipales.
• Definir proceso de compra (Convenio Marco, Trato Directo, Licitación Pública, Compra Ágilo compra menor a 3 UTM).
• Emitir órdenes de compra, mediante la normativa vigente de Compras Públicas.
• Realizar cotizaciones de precios e informar de las condiciones de mercado, de proveedores, costos unitarios y otras materias de interés.
• Mantener registros de proveedores y efectuar una pre-calificación de ellos.
• Efectuar y controlar las adquisiciones municipales.
• Elaborar Bases Administrativas de Licitaciones Públicas menores a 100 UTM.
• Revisar Bases Técnicas emitidas por las unidades municipales.
• Proponer normas específicas para la adquisición en base a las disposiciones y programas aprobados.
• Mantener archivos actualizados de órdenes de compra, facturas, propuestas y otros documentos afines.
• Programar la atención oportuna de las diferentes órdenes de compra, de acuerdo a la urgencia de cada una de ellas.
• Informar a la unidad técnica de su tramitación de recepción conforme.
• Buscar proveedores eficientes en cuestión de precio, despacho y flexibilidad de condiciones.
• Evaluar cantidades y valores de las compras, según el mercado actual.
• Hacer seguimiento de Órdenes de Compra emitidas por esta unidad.
• Velar por el cumplimiento de la Ley vigente de Compras Pública 19.886.
• Realizar mensualmente la transparencia de las compras menores a 3 UTM.
• Mantener actualizados los registros de bienes de la municipalidad.
• Mantener actualizados la valorización de los bienes municipales.
• Los servicios traspasados deberán designar a los encargados de inventario de cada una de sus áreas, debiendo estos cumplir iguales funciones.
• Proponer, diseñar y confeccionar las plantillas de altas y bajas de las especies municipales.
• Emitir y tramitar altas, traslados y bajas, de los bienes municipales.
• Velar por el cumplimiento del Reglamento de Inventario, ordenamiento, actualización, revisión y utilización de los bienes muebles municipales, sin perjuicio de la responsabilidad de cada Jefe por los bienes asignados a la unidad bajo su dirección.
• Codificar y etiquetar Bienes Municipales.
• Cálculo de Corrección Monetaria, Depreciación Acumulada, Valor Libro, Vida Útil, etc.
• Entregar hojas murales a las distintas unidades municipales.
• Determinar Bienes de uso según NICSP, identificar aquellos bienes de uso patrimonial de municipio, así como bienes inventariables que constituyen gastos y aquellos adquiridos con fondos externos.
• Efectuar controles periódicos de los bienes asignados a las distintas unidades municipales.
• Determinar la condición de inventariable de los bienes según las normas de uso.
• Preparar las instrucciones y materiales necesarios para la toma de inventarios.
• Realizar procesos de inventarios generales, rotativos y selectivos, investigando sobrantes y faltantes que resulten de la comparación del inventario físico y de libros.
• Mantener permanentemente actualizados los registros del inventario general de la Municipalidad, desglosado por dependencias.
• Registrar, almacenar y distribuir los recursos materiales provenientes de las adquisiciones.
• Mantener registro de los bienes municipales que son arrendados por la Municipalidad.
• Cumplir con las demás funciones que le encomiende su jefatura, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones y que estén dentro del Marco Legal.

Para efectos de procedimientos y funciones se regirán los siguientes manuales:

• Manual de procedimiento de Compras Públicas.
• Manual de adquisiciones.
• Manual de procedimiento de Activo Fijo.
• Manual de procedimiento de Decreto Pago Web.